1. PENGERTIAN TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM
Teknik dan dokumentasi sistem merupakan alat yang
digunakan untuk menganalisa, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan
hubungan antar subsistem yang berkaitan. Teknik-teknik ini umumnya bersifat
grafikal (piktoral). Suatu kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa
mekanisme kontrol organisasi berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak
diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan. Kegiatan ini lazim disebut audit.
2. PENGGUNAAN TEKNIK-TEKNIK SISTEM
Teknik system merupakan alat yang digunakan dalam
analisis, desain, dan dokumentasi serta memahami kaitan anatr-subsitem. Teknik
system biasanya berupa diagram.
PENGGUNAAN TEKNIK-TEKNIK SISTEM DALAM AUDITING :
- Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat
sebagai jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi
pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan
distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
– Pengawasan Lingkungan
– Sistem Akuntansi
– Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara
lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir,
kuesioner dan metode matriks.
- Pengujian Ketaatan
Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus
memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian
ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji
kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.
Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO,
flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.
- Kertas Kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor
mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan
kesimpulan yng ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem
digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.
Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program,
table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas
kerja.
PENGGUNAAN TEKNIK SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEM :
- Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan
pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis
informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.
- Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem
secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses
output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya
digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.
- Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual
mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.
3. TEKNIK – TEKNIK SISTEM
A. Bagan Arus (Flowchart)
Flowchart atau Bagan alir adalah
bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam
program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir (flowchart) digunakan
terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
Simbol-simbol yang digunakan dalam flow chart :
- Bagian Arus Dokumen
Bagan arus dokumen (document flowchart) atau disebut
juga bagan arus formuliar (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan
bagab alur yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk
tembusan-tembusannya
- Bagan Arus Sistem
Bagan arus sistem dapat didefinisikan sebagai bagan
yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini
menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan
alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.
- Bagan Arus Program
Bagan arus program (program flowchart)
merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses
program. Bagan arus program dibuat dari derivikasi bagan alur sistem.
Bagan arus program dapat terdiri dari dua macam, yaitu
:
- Bagan alir logika program
(program logic flowchart)
Bagan alir logika
program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program
komputer secara logika.
Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem.
- Bagan alir program komputer
terinci (detailed computer program flow-chart) digunakan untuk
menggambarkan
instruksi-instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini
dipersiapkan oleh
pemrogram.
B. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram(DFD) adalah alat pembuatan model
yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat
perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi
dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah
dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
Gambar simbol-simbol pada DFD
Jenis -jenis DFD
- Diagram Konteks
Merupakan diagram tingkat atas yang
terdiri dari proses dan menggambarkan hubungan terminator dengan sistem yang
mewakili suatu proses. Hubungan antar Terminator dan Data Store tidak
digambarkan.
- Diagram Zero
Diagram ini merupakan diagram tingkat
menengah yang menggambarkan proses utama dari dalam sistem, yang terdiri dari
hubungan entitas (entity), proses data flow dan penyimpanan data (data store).
C. Bagan IPO dan HIPO
- Bagan IPO (Input - Output - Proses
Bagan IPO adalah bagan yang menggambarkan suatu sistem
dalam skala umum (tidak rinci) sehingga
dapat digunakan untuk melihat /
menganalisa suatu sistem secara utuh.
- Bagan HIPO
Bagan HIPO adalah bagan yang mewakili sistem dengan
bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan
pemakai).
Referensi :
